Il Notaio è un pubblico ufficiale a cui sono demandate numerosi funzioni di natura pubblicistica, quali, ad esempio, l’autentica delle firme apposte anche su documenti privati.

Cos’è l’autentica di firma?

L’autentica c.d. Minore (c.d. “Vera di Firma”) consiste nella semplice attestazione della verità della firma da parte del Notaio, ed è ammessa nei soli casi in cui sia prevista da un’esplicita norma di Legge o da regolamenti di enti privati e, comunque, relativamente a quei documenti aventi carattere non negoziale: il Notaio, in questi casi, non è peraltro l’unico pubblico ufficiale a poter autenticare la firma di tali documenti, in quanto vi è competenza concorrente con altri pubblici ufficiali. L’autentica vera e propria, invece, è l’autentica apposta dal Notaio in calce a un documento di cui il medesimo ha provveduto a verificare anche il contenuto dello stesso, e questo abbia carattere negoziale.

È possibile richiedere al Notaio l’autentica su un documento formato dalle parti private?

Sì, non di rado accade che le parti formino esse stesse il documento sul quale richiedano che venga apposta l’autentica di firma notarile, e quindi anche quando il Notaio venga incaricato di redigere una scrittura privata, essa è sempre formalmente opera delle parti.

La firma in calce al documento deve essere sempre apposta alla presenza del Notaio?

Certo, qualsiasi forma di autentica notarile deve essere effettuata previa verifica dell’identità personale del sottoscrivente, e deve contenere la menzione che la firma è stata apposta alla presenza del Notaio. Non è quindi possibile l’autentica di firme di coloro che, pur conosciuti dal Notaio, non abbiano apposto la loro sottoscrizione in presenza dello stesso. Il soggetto che chiede l’autentica deve sempre presentarsi davanti al Notaio, con doppio documento di identità, in corso di validità.

Il Notaio deve controllare il contenuto della scrittura privata?

Il Notaio deve sempre verificare la liceità del documento del quale le parti chiedono l’autentica allorquando essa abbia carattere negoziale, e, in particolare per poter autenticare il Notaio deve anche conoscere la lingua straniera con cui è scritto il documento. Qualora, invece, il documento non abbia carattere negoziale (tipico è il caso delle autorizzazioni all’espatrio di minore o della conduzione di veicoli all’estero), l’autentica minore nella forma della c.d. “Vera di firma” può essere apposta anche con riferimento a documenti del quale il Notaio non verifichi il contenuto, ma, a parere dello scrivente, è prudenziale comunque per il Notaio autenticante avere sempre una traduzione del documento di cui le parti richiedono l’autentica, se esso non sia redatto in lingua italiana.

Devo richiedere al Notaio l’autentica su un documento scritto in inglese, è possibile?

Certo, se il Notaio conosce la lingua inglese potrà egli stesso effettuare la traduzione, o, in caso di documenti destinati all’estero la traduzione non è nemmeno necessaria, ma è sempre opportuno che il Notaio attesti nell’autentica che egli conosce la lingua in cui è redatto il documento, o, in linea prudenziale, come detto, effettui una traduzione della scrittura stessa a propria cura.

Le scritture private autenticate possono essere restituite alle parti?

Certo, ai sensi dell’art. 72 della Legge Notarile “Le scritture private, autenticate dal notaro, verranno, salvo contrario desiderio delle parti e salvo per quelle soggette a pubblicita immobiliare o commerciale, restituite alle medesime. In ogni caso pero debbono essere prima, a cura del notaro, registrate a termini delle leggi sulle tasse di registro”. La restituzione alle parti, per i più svariati usi, è quindi immediata e rappresenterà la regola per le scritture private avente a carattere non negoziale e, come tali non soggette a formalità nei pubblici registri. Il Notaio, una volta restituito il documento non potrà farne copia, e il cliente in caso di smarrimento dovrà richiedere una nuova autentica di firma.

Il Notaio può autenticare documenti scritti in lingua straniera non conosciuta?

No, a parere dello scrivente non è certamente possibile apporre alcuna tipologia di autentica su documenti aventi carattere negoziale, formati in una lingua che il Notaio non conosca, in quanto egli non può verificare la liceità del contenuto del documento preformato dalle parti stesse. Sarà quindi necessario munire di traduzione il documento. In caso di documenti senza contenuto negoziale, certamente è quindi opportuna una traduzione del contenuto stesso, anche avente carattere informale e non asseverata con giuramento.
È pur vero che l’autentica minore, o c.d. “vera di firma” non richiede la verifica del contenuto del documento da parte del pubblico ufficiale autenticante, sia esso o no Notaio, ma poiché la firma viene apposta avanti a un Pubblico Ufficiale, esso deve effettuare almeno uno scrutinio minimo del contenuto documentale preformato, in guisa che verifichi la non contrarietà a ordine pubblico, buon costume e norme imperative.

Come deve essere eseguita la traduzione dei documenti stranieri di cui il Notaio non conosca la lingua straniera nella quale sono scritti?

Se non vi siano formalità pubblicitarie la traduzione può essere effettuata da chiunque in qualsiasi forma, mentre, se la scrittura privata debba essere oggetto di pubblicità in qualsiasi pubblico registro, la traduzione deve essere asseverata con giuramento dal traduttore, in guisa che, quindi, il contenuto della stessa possa essere vagliato dal Notaio autenticante quanto a liceità.

Il Notaio può autenticare documenti di cui conosca la lingua straniera?

Certo, e, nell’autentica andrà inserito che il Notaio conosce la lingua straniera nella quale il documento è scritto. È preferibile, peraltro, che vi sia una clausola di prevalenza su quale dei due testi vada considerato originale. L’autentica va redatta in italiano, salva la traduzione dell’autentica in calce all’autentica in originale.

Firma autentica amministrativa e firma autentica notarile: cosa cambia?

L’autentica amministrativa ha lo scopo di semplificare il rapporto tra i privati cittadini e la Pubblica Amministrazione, ed è destinata al recepimento in capo alla P.A di dichiarazioni del cittadino afferenti al possesso di requisiti o status, funzionali al rilascio di un provvedimento amministrativo. L’autentica amministrativa, quindi non può essere utilizzata per autenticare scritture private aventi carattere negoziale, né scritture private che non abbiano alcuna prodromicità al rilascio di provvedimenti amministrativi. Certamente la forma dell’autentica amministrativa non può essere utilizzata per documenti scritti in una lingua non ufficiale nello Stato Italiano, o destinati ad autorità straniere.

Quali sono i costi di un’autentica di firma?

Qualsiasi tipologia di autentica, sia amministrativa, sia la c.d. Autentica minore (o “Vera di Firma”), deve essere rilasciata in bollo, e in particolare va apposta una marca da bollo da Euro 16. In genere l’onorario del Notaio si attesta in poche centinaia di euro, e, nei casi più semplici, ove non sia necessario alcun controllo sul contenuto o traduzione, l’onorario è ancor più limitato.